„Meine Mitstreiterin hat 27 Seiten in PowerPoint für ihre Abschlusspräsentation für die mündliche Bilanzbuchhalter-Prüfung (IHK). Ich habe nur 12 Folien und bin jetzt total verwirrt darüber – habe ich viel zu wenig Folien oder könnte das passen?“ – Diese Frage habe ich neulich bekommen. Und sicherlich stellen sich diese Frage auch einige, die kurz vor der Abschlusspräsentation stehen.
Leider gibt es auf diese Frage keine Universalantwort. Im Folgenden gebe ich dir ein paar Anhaltspunkte, die dir helfen werden, deine Abschlusspräsentation in Bezug auf die Anzahl der Folien besser einzuschätzen.
10-20-30 Regel der PowerPoint
Die 10-20-30-Regel wurde vom ehemaligen Apple-Markenbotschafter Guy Kawasaki aufgestellt und besagt, dass eine PowerPoint-Präsentation
- nicht mehr als 10 Folien haben,
- nicht länger als 20 Minuten dauern und
- eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkten haben sollte.
Natürlich ist diese allgemeine Regel nicht 1:1 auf deine mündliche Prüfung übertragbar. Wobei durch die Verordnung der Bilanzbuchhalter-Prüfung (IHK) die zweite Regel bereits eingehalten ist. Aus meiner Erfahrung heraus stimme ich jedoch mit seiner Aussage überein, dass zehn die optimale Anzahl von Folien in einer PowerPoint-Präsentation sind, weil ein normaler Mensch nicht mehr als zehn Fakten in einer Sitzung aufnehmen kann. Natürlich sind Titelfolie und gegebenenfalls Zwischenfolien dabei nicht berücksichtigt.
Sehr viele Folien
Wenn deine Abschlusspräsentation mehr als 25 Folien beinhaltet, ist es fast zwei Folien pro Minute. Die Gefahr, die hier besteht, dass die Inhalte, die du präsentierst, gegebenenfalls gar nicht richtig wahrgenommen werden können.
Ein Beispiel hierzu kannst du im Video zur Regel „CONDENSE“ von International Business Communication Standards (IBCS) sehen (01:30-01:45): „Ab dem 4.-5. Bild sehen Sie gar nichts mehr. Wenn ich Sie jetzt frage, was Sie gesehen haben, wissen Sie nur rot und grün.„
Was du dagegen machen kannst? Die Informationen sinnvoll verdichten. Hier unten siehst du ein Beispiel, wo auf einer Folie die Information dargestellt ist, die ursprünglich auf 2 Folien dargestellt wurde. Auf dieser Folie kann man sich schon länger aufhalten und mehr darüber sprechen, als auf jeder einzelnen davor. Es ist aber „ruhiger“ im Vortrag und man hat alle Zahlen vor Augen. Gleichzeitig kann man dabei auch besser auf den Vergleich zwischen der Entwicklung der absoluten Zahlen und prozentualen Zahlen eingehen.
Zu wenig "Leben"
Auf anderer Seite sollte man aufpassen, dass man bei den Folien nicht zu „statisch“ wird. Denn wenn es 1,5-2 Minuten geredet wird, aber das Gesprochene dabei visuell – durch sinnvolle Animationen oder Hervorhebungen – nicht unterstützt wird, schadet es ebenso dem roten Faden und der Wahrnehmung. Du solltest hier auf jeden Fall darauf achten, dass während du sprichst, deine Botschaften oder Aussagen auch genau zu diesem Zeitpunkt optisch unterstützt werden.
Veranschaulicht an dem Beispiel davor, könnte hier eine mögliche Animation so aussehen:
Ultimative Wahrheit
Du kannst die ultimative Wahrheit nur erfahren, wenn du deine Abschlusspräsentation übst. Halte sie 2-3 Mal und schreibe die Zeit auf. Wenn du bei 12-13 Minuten liegst, ist die Länge deiner Präsentation ausreichend.
Wenn diene Abschlusspräsentation länger ist, solltest du vorsichtig sein: Wenn du in einer stressigen Situation langsamer wirst – und die mündliche Prüfung ist eine solche Situation -, kannst du beim Präsentieren die Zeitgrenze von 15 Minuten überschreiten. Das wird zum Punktabzug bei der Bewertung führen.
Wenn deine Präsentation weniger als 12 Minuten dauert, ist es ratsam, den Informationsgehalt deines Vortrags zu erhöhen, denn er ist wahrscheinlich zu kurz. Wenn du während der Prüfung aufgrund von Stress schneller wirst, ist es möglich, dass du unter 10 Minuten kommst, was sich kritisch auf die Bewertung deiner Präsentation auswirken könnte.
Präsentation, die punktet?
Quellen
Guy Kawasaki: The 10/20/30 Rule of PowerPoint,
Online im Internet: https://guykawasaki.com/the_102030_rule/ (Abruf am 01.11.2022)
Online im Internet: https://www.ibcs.com/de/resource/condense-video-clip-rolf-hichert/ (Abruf am 01.11.2022)